Ayer me cayó una pequeña charla de mi mujer. Ahora que ya no tengo inversores y en consecuencia no tengo consejo de administración ella de vez en cuando asume ese rol. Y menos mal que lo hace. Te cuento.

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El problema de controlar únicamente el flujo de caja

Si sigues este blog, sabrás que estoy montando un proyecto de coleccionismo. Lo empecé el año pasado y se desbordó un poco. Es decir. Se me fue de las manos. Por suerte las Navidades salieron tal como previstas. Luego surgió otro problema. Tuve que invertir otra vez para reducir beneficios. La cosa está saliendo tal como me lo había planteado porque en vez de caer en picado a nivel de ventas hemos podido estar al 80% de facturación de diciembre gracias a la ampliación de catálogo.

El control financiero que estoy llevando a cabo ahora mismo se limita al flujo de caja. Cada mes tiene que entrar más de lo que gasto. A nivel de producto calculo los márgenes para que sea rentable. Hasta aquí bien. Lo que no tengo es una visión detallada. Y eso es algo lo que me ha recordado mi mujer ayer. Así que de momento vamos a frenar durante un par de semanas la compra de productos nuevos para aumentar el colchón y tener las cifras claras.

Ahora mismo estamos corriendo el riesgo de que las cifras a corto plazo salen porque estamos consumiendo colchón a nivel de inventario no vendido hasta la fecha. Lo que no sabemos es si al final en suma habremos ganado dinero. Es lo que toca hacer ahora.

Mis tareas financieras a corto plazo para retomar el control contable

No sé tú, pero a mí personalmente el tema de las finanzas y del control contable es una de las cosas que menos me gustan a la hora de emprender. Hasta cierto punto puedes externalizar tareas, pero hay cosas que tienes que hacer en primera persona.

En mi caso va a ser lo siguiente:

  1. Un inventario detallado de todas las cosas que tenemos.
  2. Analizar en detalle el informe de ventas del 2017 (esto ya lo tenemos).
  3. Calcular un margen medio por producto (en vez de únicamente hacer un análisis puntual).
  4. Planificar el flujo de caja de los próximos 6 meses con todos los datos nuevos.

Pues eso es lo que me toca hacer. Si no haces esta labor corres el riesgo de vender sin ganar nada. A corto plazo no te das cuenta porque el flujo de caja es positivo y parece que las cifras cuadran. No creo (y espero) que no sea mi caso pero es mejor tenerlo en un Excel que únicamente basarse en una intuición. Si tu apuesta es grande, no te la puedes jugar.

Ya me he descargado el informe de inventario gestionado por Amazon para tener un punto de partido. Será un día largo hoy. Y mañana también… ;)

En una start-up hay una regla muy sencilla. Si no dispones de financiación por parte de inversores tienes que seguir esto a rajatabla: no puedes gastar más de lo que ingresas o estás muerto.

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A pesar de ser una regla muy sencilla muchos acaban metiendo la pata. Y ojo, esto va más rápido de lo que te imaginas. Si te descuidas un poco, de repente un mes empiezas a ingresar menos de lo que entra y si no tienes un gran colchón estás rápidamente en un aprieto.

Las finanzas de media no se nos dan demasiado bien a los emprendedores. Claro, temas como flujo de caja, IVAs, planificación financiera, etc. no son tan sexy como desarrollo de producto, Growth Hacking o diseño de la interfaz para el usuario. Diría que ser bueno en aspectos que tienen que ver son al menos o incluso más importantes. Sobre todo cuando empiezas tu supervivencia dependen de tu capacidad de gestionar las finanzas.

Cuando aprendes en la universidad la teoría sobre los negocios te podrías quedar con una cosa. Cuando más gastas, más ingresas. Porque claro, hay que invertir para ganar dinero. Lo que no funciona por defecto de esta forma en la vida real en grandes corporaciones, no se aplica ni de coña en start-ups que están empezando.

La regla es más bien. Cuando más gastas, más gastas.

Pocos negocios empiezan con la máquina de dinero en funcionamiento donde metes un euro y salen dos.

Así que habría que cambiar la regla de “hay que invertir para ganar dinero” en “cuando menos gastas, menos gastas”. Por lo menos en fases muy iniciales. Llegará un momento donde o abandonas o arriesgas. Eso está claro pero no tiene sentido apostar a lo grande cuando estás todavía demasiado lejos de esa “máquina de dinero”.

Gastos e ingresos no están tan relacionados en una start-up. Aunque no lo veas al principio (yo en Coguan tampoco lo pensaba hasta que estaba obligado a dar el paso), los gastos no están tan relacionados con los ingresos. Puedes cortar costes un 50% e igual perder únicamente un 10% ingresos o incluso nada.

En situaciones de crisis puede ser el paso acertado. Eso o cerrar el chiringuito. En ocasiones es la mejor de las opciones. Yo con Coguan probablemente lo hice 3-4 años tarde. No es una decisión fácil pero muchas veces la más acertada. A veces hay que dar un paso atrás para dar dos hacia adelante.

Parece básico. Por lo menos a priori. Todo lo que te voy a contar a continuación es de sentido común. Cualquier persona “normal” lo entiende perfectamente.

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Cuando te conviertes en emprendedor parece haber algún tipo de metamorfosis extraña. Dejas de ser una persona normal y te conviertes en un pedazo de carne emocional.

Ahora es muy posible que te encuentres en esta situación. Yo también he pasado por eso por lo que sé lo que es vivir esos altibajos.

Repasemos por lo tanto estas reglas básicas.

  • Invertir solo tiene sentido si ya estás generando un flujo de ingresos que te permiten hacer circular el capital y no quedarte sin liquidez. El dinero tiene como objetivo hacer crecer la cuota de mercado, contratar personal cualificado, comprar a menor coste, etc.
  • Hay que ahorrar siempre que estés generando menos ingresos que costes. En una situación donde no hay posibilidades de ampliar capital a corto plazo hay que cortar gastos para aumentar el tiempo de supervivencia.

En el mundo de las start-ups puedes en ocasiones verte obligado a acelerar el choque con la pared porque piensas que invirtiendo más dinero vas a lograr antes tus objetivos.

Sin máquina bien ajustada donde metes un euro y sacas dos no tiene sentido acelerar. Es más bien lo contrario. Conviene pisar el freno para llegar lo máximo posible con la gasolina disponible.

Lo dicho. Parece básico pero cuando estás dentro del juego no lo ves. La locura te impulsa pisar el acelerador cuando conviene hacer lo contrario. Tenlo en cuenta.

No te puedes ni imaginar la pereza que me daba cada mes de nuevo realizar el informe mensual para mis inversores en mi antigua start-up Coguan. Quondos es una empresa independiente. Los únicos socios desde hace 3 años somos Alex y yo.

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No hay nadie al que tengamos que reportarle nada. Esto es bueno y malo. Bueno porque te libera tiempo para cosas más divertidas. Malo porque siempre corres el riesgo de descuidar un aspecto fundamental de las start-ups: las finanzas.

El hecho de tener la obligación de reportar hace que tengas los números bajo control en todo momento. En estos momentos estoy implementando este tipo de control en proyectos más destacados de Quondos. Esto son cifras básicas que me tiene que reportar el responsable de un e-commerce.

  • Métricas de tráfico: páginas vistas y usuarios únicos.
  • Catálogo: productos nuevos, productos eliminados y total de productos.
  • Ventas: productos vendidos, margen bruto, margen neto
  • Gastos: coste de promociones, personal, gastos de envío, etc.

A nivel de proyecto estos datos pueden ser suficientes. A nivel de empresa te faltaría un dato clave que sería el flujo de caja. Si te interesa conocer lo que yo metería en un Excel para hacer un plan de negocio básico para una tienda online, échale un vistazo a este post.

Tener mentalidad start-up con inversor te ayuda a ser más disciplinado. Tu vida depende de tener las finanzas bajo control. No es cuestión de tener la obligación. Te interesa saber cómo vas en cada momento para poder navegar tu barco.