IMAGE: Benoit Chartron - 123RFEl uso del correo electrónico en entornos corporativos es aún enormemente habitual, a pesar de sus enormes desventajas e ineficiencia con respecto a los entornos colaborativos. Las organizaciones en las que el grueso de las comunicaciones internas se desarrollan mediante correo electrónico suelen ser lentas y pesadas, y sus trabajadores tienden a tener la sensación de que si tuviesen que contestar a todos los correos electrónicos que reciben, no harían otra cosa en su día a día más que contestar correos electrónicos. Las excusas habituales no funcionan: el correo electrónico es un asesino de la productividad, y algo que sin duda define el nivel de modernidad y adaptación a los tiempos de las compañías.

Cuando además combinamos este tipo de entornos con malas prácticas, de esas a las que aparentemente nadie aplica la mínima inteligencia necesaria como para cuestionarlas, la situación se vuelve todavía más ridícula. En muchas organizaciones, el abuso del CC convierte el uso del correo electrónico en una trampa mortal acumulativa: cuanto más elevada es la posición de un directivo en la pirámide, más personas tienden a poner su dirección en el campo CC “para que esté informado” o “para que quede constancia”, lo que, lógicamente, termina por resultar en un absurdo e insostenible colapso de recursos. Si además añadimos el uso de email disclaimers, un vago conjunto de avisos legales, políticas de privacidad, avisos del uso de antivirus y exenciones de responsabilidad, añadidos de manera automática a todos los correos salientes, la cuestión se convierte en un absurdo conceptual, y en algo verdaderamente incómodo cuando intentamos revisar un hilo de conversación.

El uso de los email disclaimers ha sido discutido hasta la saciedad en numerosas ocasiones: además de resultar incómodos, su valor legal es completamente discutible y cuestionable. No se conocen prácticamente casos en los que el uso de un email disclaimer al pie de un correo haya servido para algo realmente importante en términos legales, y en general, se consideran una práctica molesta, incómoda y que simplemente se mantiene ahí por el exceso de celo de una serie de psicópatas en departamentos de asesoría jurídica. No sirven de nada, simplemente ocupan espacio, y cada vez más, transmiten la imagen de una compañía anticuada, envarada y ridículamente inadaptada al tiempo que le ha tocado vivir. Haz una prueba: si acudes a tu departamento de asesoría jurídica a preguntar por qué diablos se sigue añadiendo esa sarta de estupideces al final de cada maldito correo electrónico que sale de cada empleado de la compañía y te contestan argumentándote sobre su necesidad, cambia de asesores jurídicos. Ganarás mucho.

Otra práctica habitual, esta de cara al uso del correo electrónico en la comunicación externa, es el uso del no-reply. Envías un correo a un cliente o prospect, posiblemente parte de una campaña de email marketing, pero lo haces desde una dirección del tipo [email protected] Es decir, que tú molestas a quien está al otro lado enviándole tu mensaje, pero si esa persona resulta estar interesada o te quiere contestar con alguna pregunta, duda o cuestión, la obligas, en lugar de a hacer lo que sería natural en el uso del correo electrónico, que es utilizar el botón de responder, a ponerse a buscar cuál es la manera en la que tiene que proceder si quiere que le hagas caso y evitar que su mensaje termine perdido en el limbo. Ehhh… ¿perdón? ¿No hay algo completamente absurdo en todo esto? Vamos a ver: si me envías lo que sea, dame todas las facilidades que puedas para que conteste, sea de la manera que sea, y particularmente, no me prives de la que seguramente me resulta más cómoda. Eso de “te envío algo pero no me contestes”, cuando existen todo tipo de soluciones técnicas para evitarlo, no es que sea del siglo pasado y de empresas unidireccionales… es que es directamente del género idiota, una práctica que debería ser eliminada.

Añadir un logotipo en forma de fichero gráfico como firma al final de cada correo electrónico – o peor, un montón de botones sociales cada uno en su propio archivo de imagen –  es, como tal, otra mala práctica. Por mucho que, en general, el ancho de banda ya no sea un factor limitante, añadir un fichero gráfico es algo incómodo, que obliga al receptor a recibir unos bits completamente inútiles, y que además, confunde las posibles búsquedas posteriores cuando se intenta localizar algún documento adjunto. Lo correcto en la comunicación mediante correo electrónico es añadir al final, en modo texto, los detalles de contacto de quien envía el mensaje que se desea que el receptor pueda tener, sea el teléfono, la dirección u otros, pero sin más, sin lujos gráficos. Si el departamento de marketing insiste en que el logotipo es monísimo, que se han gastado una pasta en el diseño y que hay que sacarlo a pasear en todas las ocasiones posibles, diles que ese uso, el de añadirlo como fichero adjunto al final de todos los correos electrónicos corporativos, es sencillamente absurdo, y que piensen en mejores formas de hacer marketing. Y ten cuidado, no vayan a pretender tatuártelo en la frente, que ahí también se ve mucho.

El correo electrónico es una herramienta que se convirtió en ubicua en relativamente poco tiempo. Algunas de sus prácticas han persistido a lo largo de los años simplemente porque a alguien le dio por utilizarlas en algún momento, y pasaron a tener la categoría de estándares sin que nadie se cuestionase su utilidad real. En el momento actual, deberíamos ser muy críticos con el uso del correo electrónico: administrarlo con cada vez más cuidado, no utilizarlo en contextos donde no tiene sentido, y sobre todo, no incurrir en prácticas que no sirven para nada más que para molestar. Una pequeña repensada de nuestras prácticas en este sentido no viene mal a nadie.